Pourquoi mettre en place la signature électronique ?
A l’heure du télétravail, de la digitalisation, de la distanciation, les entreprises se tournent de plus en plus vers les outils digitaux. La signature électronique aussi, met fin au papier. La dématérialisation simplifie en effet la gestion des documents et est un gain de temps précieux. Qu’il s’agisse d’approuver un contrat commercial ou de valider un accord, elle nous simplifie le quotidien !
Mais alors, de quoi parle-t-on exactement ?
Il ne suffit pas de scanner une signature et de l’apposer à un document pour que celle-ci soit recevable. Il faut en effet utiliser des mécanismes de cryptologie pour garantir l’intégrité d’un document et authentifier le(s) signataire(s).
La signature électronique a alors autant de valeur que la version manuscrite et remplie les mêmes fonctions : identification du signataire, certification du document et non-répudiation.
Il faut pour cela un certificat électronique. Il permet d’authentifier l’identité du signataire. Nous vous conseillons de le stocker sur un support physique comme une clé USB afin de pouvoir signer un document n’importe où, dispensant la logistique liée à l’envoi de ce certificat.
Deux types de signatures existent :
- La signature organisme : équivalente à la version électronique d’un tampon d’entreprise
- La signature personnelle : elle vient remplacer la signature manuscrite d’un individu
La signature électronique est-elle reconnue juridiquement ?
Oui, dans la majorité des pays du monde. Dans l’Union Européenne elle est réglementée par eIDAS (Electronic Identification and trust services) qui codifie les types de signatures et leur usage. L’eIDAS fournit un cadre légal et pratique depuis 2016.
Pour que la signature électronique soit reconnue juridiquement, il faut :
- Qu’elle soit liée au signataire de manière claire et unique
- Que le signataire soit facilement identifiable
-Que seul le signataire puisse l’activer
- Que le document ne puisse pas être modifié après la signature
Il existe trois niveaux de signature électronique selon les usages
La signature simple : c’est la plus utilisée pour les documents aux facteurs de risques limités (RH, contrats commerciaux…). Le procédé garantit l’intégrité du document et de prouver l’identité du signataire.
La signature avancée (AES) qui est plus sécurisée. Elle est utilisée en France dans le cadre de transactions financières importantes (documents juridiques, contrats de travail ou importants contrats commerciaux). Le processus d’identification du signataire est plus important.
La signature qualifiée (QES) qui est la plus sécurisée et qu’on utilise pour les documents à hauts risques (contrats assurance vie, ouvertures bancaires …). Elle impose des règles de sécurisation plus strictes avec des écrits à titre de preuve. De plus, l’identité du signataire doit être vérifiée en amont en face-à-face (cela est possible par visio-conférence). Elle équivaut à une signature manuscrite d’un point de vue juridique.
Les avantages de la signature électronique sont nombreux. Le premier est évidemment le gain de temps. Trier, imprimer, archiver, envoyer par courrier est un travail fastidieux pour les entreprises. La signature électronique représente une opportunité de réduire cette perte de temps.
GAINS estimés
Sur le temps de traitement : 2.42 Heures par contrat
Sur la productivité : 2,20 Heures par contrat.
En termes de Coûts : 9,47€ par contrat en moyenne.
Sur le closing commercial : 13,5 Jours de gagnés en moyenne. Permet un taux de transformation rapide.
N’oublions pas que cela permet également de réduire l’impact environnemental de l’entreprise et donc de mettre en place une politique RSE ambitieuse. En entreprise, la consommation de papier augmente de 22% chaque année, alors que, près de la moitié du papier imprimé est ensuite jeté. Communiquer autour des mesures prises peut être un véritable atout pour votre entreprise quand on sait que 80% des consommateurs valorisent le développement durable.
À vous de jouer !
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