Frais de transport des salariés : quelles sont vos obligations ?

Le point sur les différentes modalités de la prise en charge des transports de vos salariés, une obligation pour les entreprises. 

 

Métro, train, vélo... : en tant qu'employeur, vous devez prendre en charge une partie du prix des transports de vos salariés entre leur domicile et leur lieu de travail. Quels types de frais sont concernés ? Quel est le montant de votre participation ? Le point sur vos impératifs.

Tous les employeurs, quel que soit l'effectif de l'entreprise, doivent prendre en charge une partie du prix « des titres d'abonnements souscrits par [leurs] salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail », s'agissant de moyens de transports publics (transports en commun) ou de « services publics de location de vélos » (Vélib' à Paris, Vélo'v à Lyon, Le Vélo à Marseille...), précise le Code du travail.

Votre obligation de participation concerne uniquement les abonnements souscrits par vos salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos. En revanche, les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursables. Autre cas, si un salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'employeur à l'obligation de le rembourser

Vous devez participer au coût des abonnements de vos salariés à hauteur de 50 %. La prise en charge se base sur un tarif en 2e classe, pour le trajet le plus court entre leur résidence et leur lieu de travail.

Cette obligation est valable pour l’intégralité du trajet même si plusieurs abonnements sont nécessaires à la réalisation de ce trajet (par exemple le train et le bus).

Vous pouvez cependant refuser de participer aux frais de transport « lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités représentatives de frais pour ses déplacements entre sa résidence et son ou ses lieux de travail d'un montant supérieur ou égal à la prise en charge de 50 % ».

Pour procéder à la prise en charge, vos salariés doivent pouvoir vous remettre ou vous présenter leur titre de transport. Vous devez rembourser à vos salariés la part qui vous incombe, dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant la validité du titre de transport.

Pour les abonnements annuels, la prise en charge est répartie chaque mois. En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, vous devez avertir vos salariés au moins 1 mois avant la date fixée pour le changement.

En revanche, l'employeur n'a pas l'obligation de participer aux frais de transport individuel de ses salariés. Mais il peut néanmoins décider de les indemniser en tout ou partie, sous la forme d’une prime transport ou d’une indemnité kilométrique. Cette possibilité est mise en place par un accord d'entreprise ou par une décision unilatérale, et bénéficie alors - le cas échéant - à tous les salariés de l'entreprise.

De plus, avec le « forfait mobilités durables », qui est entré en vigueur le 10 mai 2020, les employeurs peuvent prendre en charge, s'ils le souhaitent, les frais de trajets des salariés qui se rendent au travail en vélo, en covoiturage ou autres services de mobilité partagée.

 

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